Policies & Procedures

这个协议非常重要，因为它允许不同级别的监督 通过程序流程和赞助程序的会计方面，也被称为 as the Office of Grants and Research Administration (OGRA). This allows OGRA to ensure that all documentation is accurate and complete. This process begins upon 'official notification ' that the proposal will be funded. This notification is in the form of an Award Notification. The President and/or the Grants and Contracts Administrator (GCA) usually receives the notification, 同时担任获授权组织代表(AOR), the Principle Investigator/Fiscal Officer and/or the Associate Vice President of Sponsored Programs.

Once this notification is received, the GCA 准备一个激活包，其中包括激活备忘录(AM) Principal Investigator/Fiscal Officer (PI/FO). The GCA works with the (Grants Compliance Specialist) GCS 安排与PI/OF、相关教职员工的迎新会议. Administrators 必须参与并了解项目的合规性问题、政策和 procedures.

赞助项目的会计方面的工作流程确保了财务信息 and calculations are accurate and complete.

• Completion of the activation requires 财务主管列出进度和财务报告的截止日期 以及负责提交这些报告的人的名字. The fiscal 该官员必须在预支款和合同管理员(初始)在场 他们承认日期，并对报告负全部责任 未在截止日期前提交给OGRA或迟于提交给OGRA的 agency.
• Program Advancement Policy: 188bet金宝搏官网登录网址(CSU)的一项政策是，从联邦政府、 州和其他授予人的来源应努力寻求，因为 他们为大学本身、教师和学生带来了深远的好处， 其他利益相关者，并有可能提高声誉，士气，意识 pride and financial well being of the University.
  CSU的进一步政策是谨慎地管理所承担的风险 由大学要求在收到资助前进行活动而引起的 授予机构发出的授予助学金的正式最后通知及收据 of approval from the Board of Trustees of the University. This policy aims to maximize 赠款的好处，同时尽量减少潜在的负面后果的机会 在不太可能的情况下，由于问题没有收到官方的最终裁决通知 在授予人机构或董事会的批准未获得或以任何方式受到限制 and different from what is expected.

  为实施这两项政策，在实施过程中必须遵守以下规定 期间有证据表明赠款授予CSU，但官方 final notice of award is pending:

  1. 要启动拨款，必须有某种形式的书面意向声明和 向CSU授予赠款的承诺，如意向书、备忘录等 understanding, or the like. This written evidence is the practical and legal basis for commencing grant activities through advancing CSU’s cash.
  2. 必须定期与授予机构进行后续沟通，以确保 承诺保持不变，奖励金额也没有实质性变化 or other critical provisions of the grant. CSU should seek to commit, acknowledge and reaffirm during this unapproved phase of the grant.
  3. 作为一所州立大学，在处理国家资金方面负有受托责任，科罗拉多州立大学必须提供 在未批准阶段，交易被适当授权的证据 of a grant. 这一授权将通过以下行动来体现:
     1. 使用部分的、初步的预算进行拨款，这是合理而审慎的 限制在未批准阶段可以完成的支出数量. The budget 代替现金实际转入奖助金. Cash is to be recorded 在从资助机构收到的资助基金中.
     2. 设立一个独特的资助基金和基金编号，这将在整个 拨款期限，并设立首席研究员(PI)作为财政 奖助金官员必须对所有奖助金活动负责 overall success of the grant.
     3. 通过工作认真管理和监控人员工资支出 与人力资源部和工资单部门密切合作，限制员工离职的数量和金额 can be paid during the unapproved phase of the grant.
     4. 遵守科罗拉多州立大学所有拨款政策和程序，包括: 但不限于，在CSU采购系统中输入采购申请单 并由财务主管和拨款会计小组(GAG)审查和预先批准 在合同承诺和实际支付之前的所有支出.
     5. 确保所有供应商合同完全符合所有联邦，州，CSU和其他 applicable rules, regulations, policies, and procedures.
     6. 管理和监督任何次级受赠人，以确保总体合规 with the grant to protect CSU’s assets, including its cash.
     7. 作为一个主要由资助办公室和 研究管理局(OGRA)，首席研究员(PI)和他/她的人员 资源，拨款会计组(GAG)，以及其他适当的CSU部门 妥善及有效地管理奖助金，以达致最大的整体效益 旨在防止或最小化审计发现的利益、成功和完全合规性.
  4. 科罗拉多州立大学是一所州立大学，致力于通过积极参与来完成其使命 grants and research. 由此可见，大学各院系必须通力合作 合作促进科罗拉多州立大学资助工作的成功，特别是在需要的时候 由OGRA、PI或GAG在履行各自的拨款职责时提出.

Note: Please contact our GCA to request a Program Advancement of Funds.